Domande sull’utilizzo della Piattaforma di rilevamento e di richiesta

Il login nell’EHP avviene tramite il portale FINMA. Una volta effettuato il login nel portale FINMA, l’accesso all’EHP è autorizzato.

Gli utenti che hanno effettuato il login arrivano alla loro personale pagina iniziale. Subito accanto al nome dell’utente è indicato l’istituto per il quale l’utente è autorizzato. Gli utenti che dispongono di autorizzazioni per più istituti possono passare dall’uno all’altro mediante il menu a tendina.

 

Il menu principale a sinistra contiene le seguenti voci, a seconda delle autorizzazioni:

• rilevamenti 
• trasmissione di dati 
• amministrazione (solo per le persone responsabili dell’autorizzazione (BVA))

Per i rilevamenti e le trasmissioni di dati i pratici filtri veloci consentono di ottenere più facilmente una visione d’insieme dei diversi dossier EHP e del loro stato.

Mediante i filtri è possibile cercare uno specifico dossier EHP nelle tabelle o restringere la ricerca.

 

Login nell’EHP tramite il portale FINMA

Per utilizzare l’EHP come utente registrato è necessario prima effettuare il login nel portale FINMA. Un link al portale FINMA è riportato anche nella pagina iniziale del sito della FINMA, in alto nell’intestazione. Una volta effettuato il login nel portale FINMA, occorre cliccare sull’icona EHP. Le persone responsabili dell’autorizzazione (BVA) e tutti gli altri utenti registrati nell’EHP possono effettuare il login nell’EHP.

 

Una volta inseriti il nome utente e la password, l’utente riceve un codice SMS (mTAN) sul numero di cellulare registrato. Questo codice serve come ulteriore elemento di sicurezza (autenticazione a 2 fattori) e deve essere inserito nell’apposita finestra.

A questo punto l’utente registrato può accedere all’EHP.

Avanti al portale FINMA

Importante

Dopo sei tentativi di login falliti, l’accesso al portale FINMA viene bloccato. Con il pulsante «Sblocca» l’utente può sbloccare l’accesso (v. figura seguente) digitando il codice SMS ricevuto sul dispositivo mobile di cui ha indicato il numero al momento della registrazione.

 

Se l’utente non ricorda più la password, potrà ripristinarla cliccando su «Password dimenticata» nella schermata del login.

 

Cosa devo fare se non ricevo il codice SMS?

Ogni utente è tenuto a effettuare il login sul portale della FINMA utilizzando il proprio indirizzo e-mail e la password personale. Successivamente, come ulteriore fattore di sicurezza, riceve un codice SMS. Se il codice SMS non viene visualizzato, è possibile richiederne un altro (v. figura seguente).

Se non viene visualizzato neppure il nuovo codice SMS richiesto, occorre contattare la FINMA all’indirizzo digital@finma.ch. 

Alla voce di menu «Amministrazione» le persone responsabili dell’autorizzazione (BVA) possono amministrare gli utenti dell’istituto. 

Le BVA sono responsabili tra l’altro di attribuire agli utenti dell’istituto i ruoli di manager, operatore, auditor responsabile (solo per le società di audit). Questi ruoli sono necessari per elaborare e trasmettere dati nell’EHP. Una descrizione dettagliata dei ruoli e delle loro autorizzazioni è riportata alla voce «Ruoli e autorizzazioni».

 

Chi sono le persone responsabili dell’autorizzazione (BVA)?

Le BVA sono gli amministratori della Piattaforma di rilevamento e di richiesta (EHP) per un istituto o un’organizzazione. Sono tenute ad assicurare la reperibilità elettronica (per esempio in caso di assenza per vacanze) in modo da ricevere i rilevamenti informatizzati della FINMA. Inoltre devono attribuire e amministrare i ruoli e le relative autorizzazioni degli utenti presso il loro istituto. Informazioni dettagliate sulle BVA e sui ruoli all’interno dell’EHP sono riportate nella pagina «Ruoli e autorizzazioni».

 

Sono un avvocato cui è stato conferito mandato da un istituto. Posso registrarmi nell’EHP come persona responsabile delle autorizzazioni (BVA) di un istituto, per esempio nell’ambito di una procedura di autorizzazione?

Con il consenso dell’istituto è possibile. In tal caso Le vengono conferiti tutti i diritti e i doveri di una BVA dell’istituto in questione e può prendere visione di tutti i dati dell’istituto che sono conservati e amministrati nell’EHP. La registrazione e l’eventuale cancellazione di una persona cui è stato conferito mandato come BVA sono effettuate con l’apposito modulo pubblicato nel sito Internet della FINMA.

 

Come posso notificare un cambiamento della persona responsabile dell’autorizzazione (BVA) oppure una seconda BVA?

Per modificare, registrare o cancellare una BVA occorre compilare l’apposito modulo pubblicato nel sito Internet della FINMA.

 

Perché non ricevo un’e-mail per la mia registrazione come BVA?

Una volta trasmesso il modulo di registrazione debitamente compilato per la BVA, la FINMA invia all’istituto o all’organizzazione una comunicazione cartacea di conferma nella quale è fissato un termine. Normalmente entro 24 ore dalla scadenza di tale termine viene inviata un’e-mail alla nuova BVA con l’invito a registrarsi. In caso di mancata ricezione dell’e-mail, occorre procedere come segue:

• Controllare la cartella degli spam. Se contenesse l’invito alla registrazione, è necessario concludere la procedura.
• Se nella cartella degli spam non figurasse nessuna e-mail con il mittente portaladmin@finma.ch occorre contattare la FINMA scrivendo all’indirizzo digital@finma.ch. La FINMA si riserva di contattare telefonicamente la BVA, che dovrà identificarsi tramite il codice identificativo trasmessogli con la comunicazione di conferma e mediante altre proprietà.
  

Il mio istituto o la mia organizzazione mi ha attribuito il ruolo di utente nell’EHP. Perché non ricevo un’e-mail per la mia registrazione?

Non appena una BVA ha registrato un nuovo utente sulla piattaforma EHP, entro le 24 ore successive l’utente viene invitato per e-mail a registrarsi. Se non riceve l’e-mail, deve rivolgersi alla propria BVA, che procederà secondo l’iter esposto al punto precedente.

Dove vedo nell’EHP se il nuovo rilevamento dei dati è stato attivato?

I nuovi rilevamenti dei dati sono visualizzati alla voce del menu «Rilevamenti». Le BVA ricevono inoltre una notifica per e-mail se è stato attivato un rilevamento importante per il loro istituto o la loro organizzazione.

 

Perché non riesco ad aprire gli allegati dopo averli scaricati?

Alcuni allegati (in particolare gli allegati da B1 a B3) sono PDF dinamici che non vengono visualizzati da alcuni browser. Si prega di utilizzare i moduli corretti e applicabili al proprio caso. Nell’EHP sono disponibili i seguenti:

 

Se all’apertura dei moduli appare il messaggio «Please wait», occorre aprire i moduli in modalità Explorer:

 

 

Se non funziona, il documento può essere scaricato anche localmente e visualizzato correttamente cliccando con il pulsante destro del mouse -> «Apri con» Adobe Acrobat. I moduli devono essere compilati al computer e poi firmati manualmente.

 

Vedo il rilevamento dei dati, ma non riesco ad aprirlo. Che cosa devo fare?

Per elaborare e trasmettere un rilevamento, la BVA deve prima attribuirlo a una persona con il ruolo di «manager». Il rilevamento non ancora attribuito a un manager non può essere aperto. Per attribuirlo, occorre azionare il pulsante evidenziato nella figura:

 

La BVA non riesce ad attribuire il rilevamento. Perché nella selezione non figura alcun utente?

Prima di attribuire un rilevamento, le BVA devono registrare tutti gli utenti interni o esterni dell’EHP alla voce di menu «Amministrazione», dopo di che sarà possibile attribuire un rilevamento a una persona registrata. La BVA può registrare nuovi utenti e attribuire i rispettivi ruoli in qualunque momento. Il rilevamento deve essere attribuito almeno a una persona con il ruolo di manager, dopo di che possono essere autorizzati al rilevamento altri manager e/o operatori.

Che cosa devo fare se mi è stato trasmesso un rilevamento per errore oppure non ho ricevuto un rilevamento che era stato previsto per me?

In tal caso occorre segnalarlo all’indirizzo digital@finma.ch. Il nostro team di supporto invierà un messaggio entro un termine adeguato.

Che cosa significa lo stato «convalidato» accanto al modulo?

Lo stato del modulo passa a «convalidato» quando l’EHP non trova errori di convalida nel modulo, per esempio campi obbligatori non compilati. Tutti i moduli devono essere convalidati perché sia possibile immettere i dati. Nella fase di rilevamento lo stato «convalidato» significa che il modulo è stato convalidato dal manager. Tuttavia può continuare a essere modificato.

Importante: lo stato «convalidato» non significa che la FINMA ha già verificato il rilevamento o la trasmissione di dati. La FINMA procede alla verifica solo dopo l’inoltro. 

Quali forme di trasmissione dei dati esistono nell’EHP?

Fra le trasmissioni di dati alla FINMA rientrano le richieste di nuove autorizzazioni o di modifiche, come pure le richieste concernenti la fine dell’assoggettamento, le comunicazioni previste dal diritto in materia di vigilanza, le richieste in generale e le comunicazioni di vario tipo.

 

Perché non riesco a vedere un determinato modello nell’EHP?

Prima di tutto è necessario accertarsi che il dossier relativo al modello possa essere trasmesso tramite l’EHP e che nella schermata di trasmissione siano stati selezionati i dati corretti (istituto / prodotto, abilitazione). Se tutti questi punti risultano corretti, ma non si riesce comunque a vedere il modello, occorre comunicarlo all’indirizzo digital@finma.ch. Il nostro team di supporto invierà un messaggio entro un termine adeguato.

 

Perché riesco a selezionare un modello, ma non riesco ad andare avanti nel processo?

È necessario accertarsi che lo zoom nel browser sia impostato sul 100%. Se le dimensioni dello zoom sono maggiori del 100%, è possibile che non si veda il pulsante «Continua».

Perché non riesco a vedere una trasmissione di dati?

Le ragioni possono essere diverse.

• Lei è registrato come utente esterno in un istituto e non ha l’autorizzazione per la trasmissione in questione.
• La trasmissione è confidenziale, ossia può essere visualizzata solo dall’autore e dalle persone che hanno un’apposita autorizzazione.
• I manager e gli operatori devono essere regolarmente confermati dalle BVA. Se questa conferma è stata dimenticata o effettuata in ritardo, tutte le autorizzazioni decadono. Si prega di rivolgersi alla propria BVA per reimpostare le autorizzazioni.

Se nessuno di questi motivi è applicabile, occorre rivolgersi all’indirizzo digital@finma.ch. Il nostro team di supporto invierà un messaggio entro un termine adeguato.

Come faccio a sapere se una trasmissione di dati è andata a buon fine?

Se la trasmissione è avvenuta correttamente, lo stato viene modificato in «In corso di verifica da parte della FINMA» oppure «Inoltrata alla FINMA», nonché «Inviata e conclusa». Lo stato «In fase di elaborazione» oppure «in fase di esame da parte della società di audit/dell’OV» indica che la trasmissione di dati non è stata ancora inoltrata alla FINMA.

 

Come posso inoltrare una trasmissione di dati alla FINMA?

Per inoltrare una trasmissione di dati, occorre cliccare sul pulsante «Inoltra».

 

Perché non vedo il pulsante «Inoltra»?

Solo la persona responsabile della trasmissione di dati e il relativo supplente possono inoltrarla. Le due autorizzazioni sono inizialmente attribuite dall’autore della trasmissione di dati. Con il pulsante «Autorizzazioni» le BVA e gli attuali responsabili possono attribuire nuovamente le autorizzazioni in qualunque momento nell’ambito della trasmissione di dati. Alla trasmissione di dati è possibile attribuire solo gli utenti interni o esterni precedentemente registrati dalla BVA alla voce «Amministrazione». Nella trasmissione di dati figurano sempre la persona responsabile e il relativo supplente.

 

Perché non riesco a inoltrare la trasmissione di dati?

Nel modulo figura «non convalidato»

Quando il modulo non contiene più errori di convalida (per es. campi obbligatori non completati), lo stato del modulo passa a «convalidato». Affinché sia possibile procedere all’inoltro, tutti i moduli devono essere convalidati. Apra il modulo e percorra tutte le fasi seguendo la navigazione (a sinistra), poiché devono essere compilati tutti i campi obbligatori (contrassegnati da un asterisco). Alla fine clicchi su «Verifica i dati immessi», quindi su «Salva» e «Chiudi» per chiudere il modulo.

 

Agli allegati non è attribuita alcuna categoria 

Per determinate trasmissioni di dati è obbligatorio attribuire una categoria agli allegati. Se nella trasmissione appare un messaggio di errore, secondo cui potrebbero mancare alcuni allegati benché siano stati caricati, occorre verificare se a tutti gli allegati è stata attribuita la categoria corretta.

 

 

Perché, se clicco su «Verifica i dati immessi» compare sempre un messaggio di errore, anche se ho compilato correttamente tutti i campi? Si prega di comunicare il messaggio di errore, con la schermata, la descrizione del caso e l’indicazione dell’ID a digital@finma.ch. Il nostro team di supporto invierà un messaggio entro un termine adeguato.

 

Ho rilevato una trasmissione di dati in modo errato. Come posso cancellarla?

Chi ha il ruolo di responsabile o di supplente può cancellare la trasmissione di dati. Se la trasmissione di dati è già stata inoltrata, queste persone possono revocarla. Attenzione: le trasmissioni di dati revocate non possono più essere modificate. Se le trasmissioni di dati sono state inoltrate alla FINMA in modo errato o troppo presto, si prega di comunicarlo all’indirizzo digital@finma.ch oppure, se è noto, all’Account Manager competente presso la FINMA.