Informazioni destinate alle società di audit e agli organismi di vigilanza per le trasmissioni di dati e i rilevamenti nell’EHP
L’EHP offre diverse forme di trasmissioni di dati e di rilevamenti nelle quali sono coinvolti le società di audit o gli OV. Sono già operativi i rilevamenti indiretti da sottoporre alle società di audit (in relazione agli istituti di competenza). Ulteriori forme possibili con il coinvolgimento della società di audit o dell’OV sono descritte nelle sezioni successive.
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Mettere le società di audit o gli OV in copia nell’invio
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È possibile anche mettere in copia la società di audit o l’OV nell’inoltro di trasmissioni di dati e rilevamenti da parte dell’intermediario finanziario. Tale opzione può essere impostata dalla FINMA come obbligatoria o facoltativa nella parametrizzazione.
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Trasmissione del dossier per esame alla società di audit/all’OV
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Con l’attuazione della nuova strategia di vigilanza per i gestori patrimoniali e i trustee secondo la LIsFi, nell’EHP è stato creato un nuovo processo per il coinvolgimento degli OV. Il processo può essere applicato anche alle società di audit (se parametrizzato da parte della FINMA nel modello EHP). Di seguito è illustrato il processo nei dettagli.
Descrizione del processo: rilevamento diretto e trasmissione con interazione della società di audit/dell’OV
Svolgimento del processo Se la trasmissione di dati/il rilevamento (di seguito dossier) consente un’interazione supportata dal sistema con la società di audit/l’OV, l’intermediario finanziario può coinvolgere la società di audit/l’OV nell’elaborazione/nell’esame del dossier. Compito della società di audit/dell’OV in questo processo (su fondo blu) - La persona responsabile dell’autorizzazione (BVA) viene informata per e-mail che un intermediario finanziario ha affidato la competenza di un dossier alla sua società di audit/al suo OV.
- La BVA designa i collaboratori responsabili del dossier (p. es. auditor responsabile, operatore light) che ne sono informati per e-mail.
- Il collaboratore responsabile verifica il dossier. Le due parti, ossia l’intermediario finanziario e la società di audit/l’OV, possono prendere visione del dossier, ma solo l’intermediario finanziario può inoltrarlo alla FINMA.
- Il collaboratore responsabile della società di audit/dell’OV conferma il dossier o lo respinge.
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Visualizzazione nell’EHP
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Nell’elenco dei rilevamenti/delle trasmissioni di dati («per esame» e «in copia») sono visualizzati tutti i dossier per i quali l’utente è stato autorizzato. La/Le persona(e) responsabile(i) dell’autorizzazione (BVA) può/possono prendere visione di tutti i dossier della sua/loro società di audit/del suo/loro OV. Tutti gli altri utenti possono prendere visione solo dei dossier per i quali sono registrati come collaboratori responsabili (SBAL).
A seconda dello stato del dossier e in base alle autorizzazioni sono disponibili diverse funzioni:
Elemento Descrizione Pulsante 
Apre il settore filtro della tabella.
Dispositivo di scorrimento Visualizza il testo nascosto I dossier non visibili possono essere di nuovo visualizzati. Appaiono in corsivo.
Dispositivo di scorrimento Tout afficher Attivando questa funzione sono visualizzati anche i rilevamenti già elaborati e rinviati all’intermediario finanziario.
Pulsante Autorizzazioni Questo pulsante consente di attribuire contemporaneamente le autorizzazioni per diversi rilevamenti (attribuzione in blocco).
Pulsante Nasconde per me / Visualizza per me Nascondere e visualizzare dossier nel riepilogo
Pulsante Export di file PConsente di esportare diversi dossier (incl. il contenuto completo in diversi formati) Pulsante Export di elenchi Questo pulsate consente di esportare l’intero elenco di dossier EHP in un file Excel.
Icona 
Designazione dei rilevamenti nella modalità di supporto. La FINMA può visionare il rilevamento indipendentemente dallo stato.
Importante: la modalità di supporto viene attivata/disattivata esclusivamente dalla società di audit. In caso di attivazione della modalità di supporto, la FINMA non riceve automaticamente un messaggio. La funzione è stata sviluppata per agevolare le richieste di supporto, che vengono trattate per esempio telefonicamente.
Rilevamenti Nella parte sinistra della videata vengono visualizzati i rilevamenti. Cliccando su una riga, nella parte destra della videata vengono visualizzati tutti i rilevamenti attribuiti alla società di audit (cfr. figura sopra).
Colonna ID Numero di identificazione del rilevamento singolo.
Colonna Istituto Nome dell’istituto.
Colonna Abilitazione Abilitazione dell’istituto interessato dal rilevamento singolo
Colonna Data di ricezione ... Colonna Data di trasmissione Data entro la quale deve essere trasmesso il rilevamento singolo.
Colonna KAM FINMA Collaboratore della FINMA che è responsabile del rilevamento o l’amministra.
Colonna Stato ... Colonna Conferma società di audit/OV ... Colonna Rilevamento con bollettino di consegna ... Clic sulla riga della tabella Apre la videata per elaborare il rilevamento singolo.
Pulsante 
Apre una finestra popup, nella quale possono essere stabiliti i collaboratori che si occupano del rilevamento. Prima di tutto la responsabile dell’autorizzazione (BVA) deve stabilire l’auditor responsabile (LPR) per ogni rilevamento. L’LPR può quindi a sua volta designare altri auditor (PPR) (nota: anche la BVA dispone di questa autorizzazione).
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Perché qualcuno possa essere selezionato come auditor responsabile deve avere il ruolo di «auditor responsabile (LPR)» nell’amministrazione delle autorizzazioni.
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Perché qualcuno possa essere selezionato come auditor deve avere il ruolo di «auditor (PPR)» nell’amministrazione delle autorizzazioni.
Pulsante 
Trasmette il rilevamento singolo alla FINMA.
Pulsante 
Convalida il rilevamento singolo.
Pulsante 
Apre una finestra popup per sottoporre il rilevamento all’intermediario finanziario (il pulsante appare solo se è ammessa l’interazione supportata dal sistema).
Pulsante 
Apre una pagina con i dettagli amministrativi sul rilevamento singolo (p. es. data di inoltro, proroga del termine ecc.).
Pulsante 
Mostra altre azioni nascoste, che non vengono visualizzate direttamente per ragioni di spazio.
Processo speciale: scelta di una nuova società di audit
- Il processo per la scelta della società di audit può essere attuato dall’istituto assoggettato tramite l’EHP.
- La scelta di una società di audit può essere comunicata dall’istituto alla nuova società di audit tramite l’EHP.
- Le persone responsabili dell’autorizzazione (BVA) della nuova società di audit sono informate tramite e-mail dopo la trasmissione.
- Una BVA deve attribuire alla persona responsabile nell’amministrazione EHP il ruolo di «operatore light».
- Infine la persona responsabile ha accesso alla comunicazione e, all’occorrenza, può inserire i documenti necessari (dichiarazione di accettazione del mandato e questionario sui servizi) e ritrasmettere la comunicazione all’istituto.
- L’Istituto può quindi trasmettere la comunicazione completa alla FINMA.
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Altre funzioni specifiche per le società di audit/gli OV
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- Rilevamenti diretti trasmessi all’intermediario finanziario con copia alla società di audit: per la pubblicazione di rilevamenti trasmessi direttamente all’intermediario finanziario la società di audit può essere messa in copia. Se la funzione è impostata dalla FINMA, le BVA delle società di audit sono informate in caso di pubblicazione. Ricevono un’e-mail con l’elenco degli istituti interessati e altre informazioni, per esempio il modulo EHP, eventuali documenti o un link ad altri dettagli.
- Test di rilevamenti inviati alla società di audit/all’OV: la FINMA può pubblicare test di rilevamenti in via preliminare all’attenzione della società di audit/dell’OV. Ciò consente di testare nuove funzioni e il collegamento ai propri sistemi. I test di rilevamenti sono opportunamente contrassegnati.
- Comunicazioni tra la società di audit/l’OV e la FINMA: per le trasmissioni di dati e i rilevamenti che prevedono un esame da parte della società di audit/dell’OV, nel dossier è possibile la comunicazione diretta con la FINMA e viceversa. Il pulsante e il contenuto visualizzato possono essere visionati soltanto dalla società di audit/dall’OV e dalla FINMA nel processo di notifica.
- Rilevamenti diretti trasmessi all’intermediario finanziario con copia alla società di audit: per la pubblicazione di rilevamenti trasmessi direttamente all’intermediario finanziario la società di audit può essere messa in copia. Se la funzione è impostata dalla FINMA, le BVA delle società di audit sono informate in caso di pubblicazione. Ricevono un’e-mail con l’elenco degli istituti interessati e altre informazioni, per esempio il modulo EHP, eventuali documenti o un link ad altri dettagli.
