Informations relatives aux saisies et aux recensements dans EHP pour les sociétés d’audit et les organismes de surveillance
Il existe différentes sortes de saisies et de recensements dans EHP impliquant la SA ou l’OS. Les recensements indirects auprès des SA (concernant leurs établissements) sont déjà établis. D’autres formes possibles impliquant la SA ou l’OS sont décrites dans les sections suivantes.
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Mettre la SA ou l’OS en copie lors de la transmission
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L’intermédiaire financier (IF) a la possibilité d’informer la SA ou l’OS lorsqu’il transmet une saisie ou un recensement. La FINMA peut paramétrer comme facultative ou obligatoire la possibilité pour l’IF d’informer la SA / l’OS.
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Transmettre le dossier à la SA / l’OS pour vérification
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Un nouveau processus d’implication des OS a été introduit avec la mise en œuvre du nouveau concept de surveillance des gestionnaires de fortune et des trustees selon la LEFin. Le processus peut aussi s’appliquer pour les SA (pour autant que la FINMA paramètre le modèle EHP en conséquence). Le processus est expliqué en détail ci-dessous.
Description du processus: recensements directs et saisies avec interaction avec la SA / l’OS
Déroulement Pour autant que l’interaction assistée par le système avec la SA / l’OS soit autorisée pour la saisie ou le recensement (appelé dossier par la suite), l’IF peut faire appel à la SA / l’OS pour le traitement ou la vérification du dossier. Tâche de la SA / de l’OS dans ce processus (marquée en bleu) - Le responsable des autorisations (BVA) est informé par courriel qu’un IF a transféré la responsabilité d’un dossier à sa SA ou son OS.
- Le BVA détermine le collaborateur responsable du dossier (par ex. auditeur responsable, collaborateur light). Cette personne reçoit alors une notification par courriel.
- Le collaborateur vérifie le dossier. Les deux parties, IF et SA/OS, peuvent consulter le dossier, mais seul l’IF peut transmettre le dossier à la FINMA.
- Le collaborateur de la SA / l’OS confirme le dossier ou le rejette.
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Affichage dans EHP
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Tous les dossiers pour lesquels l’utilisateur a été autorisé sont affichés dans la liste des recensements/saisies («Pour vérification» et «En copie»). Le ou les responsables des autorisations (BVA) voient tous les dossiers de leur SA/OS. Tous les autres utilisateurs ne voient que les dossiers pour lesquels ils sont inscrits en tant que collaborateurs light (SBAL).
Selon le statut du dossier et en fonction des autorisations, les différentes actions suivantes sont disponibles:
Élément Description Bouton 
Ouvre la fonction de filtre du tableau.
Curseur Afficher les éléments masqués Permet d’afficher à nouveau les dossiers masqués. Ils apparaissent alors en italique.
Curseur Tout afficher Permet d’afficher aussi les recensements qui ont déjà été traités et renvoyés à l’intermédiaire financier.
Bouton Autorisations Ce bouton permet d’attribuer des autorisations pour plusieurs recensements en même temps (attribution par lot).
Bouton Masquer pour moi / Afficher pour moi Masquage et affichage des dossiers dans l’aperçu.
Bouton Exporter fichiers Permet d’exporter plusieurs dossiers (y c. le contenu complet dans différents formats) Bouton Exporter liste Ce bouton permet d’exporter la liste complète des dossiers EHP vers un fichier Excel.
Icone 
Identification des recensements en mode support. La FINMA peut consulter le recensement indépendamment de son statut.
Attention: seule la SA peut activer/désactiver le mode support. La FINMA ne reçoit pas automatiquement un message lorsque le mode support est activé. Cette fonction a été développée pour répondre aux demandes de support qui sont par exemple traitées par téléphone.
Recensements Les recensements sont affichés dans la partie gauche de la vue. Un clic sur une ligne permet d’afficher tous les recensements individuels attribués à la SA dans la partie droite de l’écran (voir illustration ci-dessus).
Colonne ID Numéro d’identification du recensement individuel.
Colonne Établissement Nom de l’établissement.
Colonne Autorisation Autorisation de l’établissement faisant l’objet du recensement individuel.
Colonne Date d’entrée ... Colonne Date de transmission Date à laquelle le recensement individuel doit être envoyé au plus tard.
Colonne KAM FINMA Collaborateur de la FINMA responsable du recensement ou de son administration.
Colonne Statut ... Colonne Confirmation SA/OS ... Colonne Recensement avec bulletin de livraison ... Clic sur la ligne du tableau/strong> Ouvre la vue pour l’édition du recensement individuel.
Bouton 
Ouvre une fenêtre secondaire permettant de définir les collaborateurs participant au recensement. Dans un premier temps, le responsable des autorisations (BVA) doit définir l’auditeur responsable (LPR) pour chaque recensement individuel. Le LPR peut ensuite désigner d’autres auditeurs (PPR) (Remarque: le BVA dispose aussi de cette autorisation).
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Seules les personnes qui disposent du rôle d’auditeur responsable (LPR) dans la gestion des autorisations peuvent être sélectionnées comme auditeur responsable.
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Seules les personnes qui disposent du rôle d’auditeur (PPR) dans la gestion des autorisations peuvent être sélectionnées comme auditeur.
Bouton 
Transmet le recensement individuel à la FINMA.
Bouton 
Valide le recensement individuel.
Bouton 
Ouvre une fenêtre secondaire permettant de transmettre le recensement individuel à l’IF (le bouton n’apparaît que si l’interaction assistée par le système est autorisée).
Bouton 
Ouvre une page avec les détails administratifs sur le recensement individuel (par ex. date de transmission, prolongation du délai).
Bouton 
Affiche d’autres actions cachées qui ne sont pas directement affichées pour des raisons de place.
Processus spécial: sélection d’une nouvelle société d’audit
- Les établissements assujettis peuvent procéder à la sélection de l’AS par le biais d’EHP.
- L’établissement peut annoncer la sélection d’une SA à la nouvelle SA par le biais d’EHP.
- Les responsables des autorisations (BVA) de la nouvelle SA sont informés par courriel après le transfert.
- Un BVA doit attribuer le rôle de collaborateur light à la personne responsable dans l’administration d’EHP.
- La personne responsable a ensuite accès à l’annonce et peut, si nécessaire, insérer les pièces jointes requises (acceptation du mandat et questionnaire sur les prestations) et transmettre à nouveau l’annonce à l’établissement.
- L’établissement peut ensuite envoyer l’annonce complète à la FINMA.
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Autres fonctions spécifiques pour SA/OS
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- SA en copie des recensements directs auprès des IF: lorsqu’un recensement est publié directement auprès des IF, il est possible d’informer la SA. Pour autant que la FINMA aie implémentée la fonction, une notification est adressée aux BVA de la SA lors d’une publication. Ceux-ci reçoivent alors un courriel avec la liste des établissements concernés ainsi que des informations telles que le formulaire EHP, les éventuelles pièces jointes ou un lien vers des détails supplémentaires.
- Recensement test auprès des SA/OS: la FINMA peut au préalable publier des recensements test auprès des SA ou des OS. Cela permet de tester de nouvelles fonctionnalités ainsi que la connexion à ses propres systèmes. Les recensements test sont signalés en tant que tels.
- Communications entre SA/OS et la FINMA: pour les saisies et les recensements qui impliquent une vérification par la SA / l’OS, il est possible de communiquer directement avec la FINMA et inversement dans le dossier. Tant le bouton que le contenu affiché dans l’historique des notifications ne sont visibles que pour la SA / l’OS ou la FINMA.
- SA en copie des recensements directs auprès des IF: lorsqu’un recensement est publié directement auprès des IF, il est possible d’informer la SA. Pour autant que la FINMA aie implémentée la fonction, une notification est adressée aux BVA de la SA lors d’une publication. Ceux-ci reçoivent alors un courriel avec la liste des établissements concernés ainsi que des informations telles que le formulaire EHP, les éventuelles pièces jointes ou un lien vers des détails supplémentaires.
