Interface utilisateur et fonctions dans les recensements et les saisies

Transmet le recensement individuel ou la saisie à la FINMA. Avant de procéder à la transmission, il faut s’assurer que:

• le formulaire est complété intégralement et correctement,

• toutes les annexes devant être envoyées à la FINMA à ce moment-là sont disponibles,

• une catégorie a le cas échéant été attribuée à toutes les annexes nécessaires,

• le bulletin de livraison requis le cas échéant est signé et transmis par voie électronique ou physique avec les documents nécessaires,

• en cas de remise électronique, le bulletin de livraison signé avec une signature électronique valable est transmis directement à la FINMA au moyen de la fonction «Transmettre électroniquement» dans le recensement individuel,

• en cas d’envoi postal, le bulletin de livraison signé à la main est envoyé à la FINMA en même temps que les éventuelles annexes aussi signées à la main.

Valide le recensement individuel.

Ce statut permet de signaler aux personnes concernées que le recensement individuel est prêt à être transmis. Il peut toutefois continuer à être traité.

Ouvre une fenêtre secondaire. Dans cette fenêtre, le manager de l’IF ou l’auditeur responsable d’une SA ou d’un OS peut accorder des autorisations pour ce dossier à d’autres collaborateurs.

Les collaborateurs et les auditeurs autorisés ne peuvent pas transmettre un recensement individuel ou une saisie, ni l’attribuer à une autre partie ou activer le mode support.

Ce bouton n’apparaît que si la FINMA autorise l’interaction assistée par le système entre l’IF d’une part et la SA ou l’OS d’autre part pour le recensement.

Le bouton ouvre une fenêtre secondaire. Le recensement individuel ou la saisie peuvent alors être transmis à l’autre partie.

Il est possible de choisir le destinataire (SA ou OS) et, facultativement, de saisir un message. Le destinataire reçoit alors une notification par courriel.

La transmission et le message sont documentés dans la zone de notification du recensement individuel ou de la saisie.

Ouvre une page avec les détails sur le recensement individuel (par ex. date de dépôt, prolongation du délai).

Génère une version actualisée du bulletin de livraison. Le bulletin de livraison ne peut être généré qu’après la transmission d’un recensement individuel (pour autant qu’il s’agisse d’un recensement avec bulletin de livraison).

Ouvre une fenêtre secondaire permettant de télécharger le bulletin de livraison muni d’une signature électronique qualifiée. Le système vérifie alors si le document est bien muni d’une signature électronique qualifiée. Le bulletin de livraison est ensuite transmis automatiquement à la FINMA.

Ouvre une fenêtre secondaire permettant de télécharger l’ensemble des formulaires, annexes et fichiers du recensement ou de la saisie en question.

Génère une confirmation de statut d’état de la saisie en question sur laquelle figurent le statut, l’heure, l’autorisation ainsi que le nom de la saisie.

Traite la saisie en question de manière confidentielle. Seules les personnes autorisées ainsi que l’auteur de la saisie peuvent la consulter. Aucun autre utilisateur ne peut la consulter.

Statut du formulaire

• Validé: l’ensemble des champs obligatoires sont remplis et les règles de plausibilisation sont satisfaites. Le formulaire peut être transmis à la FINMA avec d’autres documents.

• Non validé: les dossiers avec un formulaire présentant ce statut ne peuvent pas être transmis.

Ouvre le formulaire. Selon le statut et l’autorisation, une version HTML éditable s’ouvre, ou une version en lecture seule qui peut être exportée au format PDF.

Fonctions disponibles pour l’exportation au format Excel et/ou XML (si validées par la FINMA).

Fonctions disponibles pour l’importation de fichiers au format Excel et/ou XML (si validées par la FINMA).

Affiche les modifications apportées à la saisie précédente approuvée du même modèle.

Ce bouton permet de changer la langue du formulaire. Tous les formulaires sont proposés en allemand et en français, certains aussi en italien et en anglais.

Un formulaire ne peut être traité que par une personne à la fois. Le bouton «Renouveler le droit d’accès» permet de prolonger de 30 minutes l’accès exclusif au formulaire. Le bouton «Annuler le droit d’accès» permet de mettre fin au droit d’accès exclusif.

Les formulaires sont souvent structurés en chapitres et en sections. Cette fonction permet de naviguer entre les chapitres.

Le formulaire éditable au format PDF peut être préparé (avec ou sans avertissements) et sauvegardé ou imprimé au format PDF.

Cette fonction vérifie si le formulaire est complété correctement d’un point de vue technique. Les questions qui ne satisfont pas au contrôle de plausibilité sont affichées en rouge en bas du formulaire.

Cliquer sur une ligne dans la liste d’erreurs permet d’afficher la question qui n’a pas été remplie correctement en haut dans le formulaire. Il est à tout moment possible d’enregistrer ou de fermer un formulaire même s’il n’a pas été entièrement complété correctement. Le formulaire a alors le statut «Non validé» et il ne peut donc pas être transmis.

Attention:si la fonction ne révèle aucune erreur, cela signifie que tous les champs ont été complété correctement d’un point de vue technique. Dans ce cas, le système ne signale pas que le formulaire est correctement complété et ne donne aucun retour actif. Lorsque l’éditeur de formulaire est ensuite fermé, le formulaire a le statut «Validé». L’utilisateur reconnaît ainsi que le formulaire est prêt à être transmis à la FINMA.

Les saisies sont enregistrées.

Les saisies sont enregistrées et l’éditeur de formulaire se ferme. L’utilisateur revient à la vue détaillée.

L’éditeur de formulaire est fermé. Si l’utilisateur n’a pas enregistré sa saisie au préalable, le système demande s’il veut vraiment fermer l’éditeur. Les saisies précédentes sont alors perdues.

L’annexe contient une signature électronique qui n’a pas encore été transmise par voie électronique

L’annexe contient une signature électronique qui n’a pas pu être transmise par voie électronique

L’annexe contient une signature électronique et a été transmise par voie électronique

Utilisateur qui a téléchargé l’annexe. Comme les annexes sont téléchargées par l’intermédiaire d’une interface dans EHP, un utilisateur système est indiqué (par ex. «Système EHP»).

Chaque changement de statut est documenté avec

• l’utilisateur qui déclenche le changement de statut,
• le nouveau statut.
  

Ces informations sont visibles pour la FINMA.

Ouvre une fenêtre secondaire permettant de saisir un message destiné à d’autres collaborateurs participant aux recensements individuel. Le message figure dans le domaine des notifications. L’IF ou la SA / l’OS peut utiliser la fonction Attribuer tâche sans que la FINMA n’ait accès à la communication.

Chaque changement d’autorisation est documenté.

Cette information est visible pour la FINMA.

Les textes longs sont présentés sous une forme abrégée.

Une fenêtre secondaire contenant le texte complet peut être ouverte en cliquant sur les trois petits points.