Rollen und Berechtigungen in der EHP

Für Institute und Organisationen, die mit der EHP arbeiten, muss eine berechtigungsverantwortliche Person (BVA) alle für das Institut berechtigten Benutzerinnen und Benutzer der Plattform erfassen. Dabei unterscheidet die FINMA zwischen internen und externen Benutzerinnen und Benutzern. "Interne" sind grundsätzlich   Personen, die beim Institut oder der Organisation arbeiten. "Externe" sind Personen, die nicht beim Institut tätig sind, jedoch Zugriff auf bestimmte Erhebungen und Eingaben des Instituts benötigen. Diese Benutzerinnen und Benutzer stehen in der Regel in einem Mandatsverhältnis (z.B. Drittparteien, die bei einer Erhebung oder einem Gesuch mitarbeiten). Sie übernehmen im Namen des Instituts bestimmte Aufgaben. Das Institut oder die Organisation muss diese externen Benutzerinnen und Benutzer explizit auf der EHP berechtigen.

Allen Benutzerinnen und Benutzern der EHP werden bestimmte Rollen zugewiesen. Die internen und externen Benutzergruppen besitzen bei gleicher Rolle zum Teil unterschiedliche Berechtigungen. Interne haben etwa Einsicht in alle genehmigten und abgeschlossenen Eingaben an die FINMA, die über die EHP stattfinden und die nicht als "vertraulich" gekennzeichnet sind. Externe können nur Eingaben einsehen, für die sie direkt berechtigt wurden. Anders ist es bei Erhebungen der FINMA, die über die EHP stattfinden. Hier haben immer nur die darauf berechtigten Personen Einsicht, unabhängig davon, ob sie intern oder extern sind.

Es ist Aufgabe der BVA, die Benutzerinnen und Benutzer als intern oder extern zu erfassen. 

Rolle und Aufgaben der BVA sind auf dieser Seite beschrieben. Die weiteren Rollen und Funktionen auf der EHP finden sich auf der folgen verlinkten Seite.

Zu den weiteren Rollen und Funktionen bei der Nutzung der EHP

Die BVA nimmt in der EHP bei Beaufsichtigten, bei Aufsichtsorganisationen oder Prüfgesellschaften  eine zentrale Rolle wahr. Sie ist für ihr Institut oder ihre Organisation für die Benutzerverwaltung zuständig. Die BVA wird von der FINMA verwaltet und ist immer eine interne Benutzerin oder ein interner Benutzer. 

Die Aufgaben der BVA umfassen:

• Die BVA führt für ihr Institut oder ihre Organisation die Benutzerverwaltung der EHP. Sie weist den angelegten Benutzerinnen und Benutzern die Rollen und Berechtigungen zu. Dazu gehört das Registrieren, Anlegen, Mutieren, Löschen und Attestieren von Benutzern. Die BVA ist die einzige Rolle, die von der FINMA bestätigt und verwaltet werden muss. Die FINMA setzt damit auf eine delegierte Berechtigungsverwaltung durch das Institut oder die Organisation.
  
  Zu den Rollen in der EHP gehören Managerinnen oder Manager, Sachbearbeitende, leitende Prüferinnen oder Prüfer (ausschliesslich für Prüfgesellschaften) sowie Sachbearbeitende Light (ausschliesslich für Prüfgesellschaften und Aufsichtsorganisationen) . Die einzelnen Rollen werden auf der Seite Rollen und Funktionen bei der Nutzung der EHP aufgeführt.
  
  
• Bei Erhebungen in der EHP ist die BVA die Kontaktperson zur FINMA. Die FINMA benachrichtigt die BVA bei Beginn der Erhebung per E-Mail. Die BVA weist die eingehende Erhebung den zuständigen Personen beim Institut oder der Organisation zur Bearbeitung zu. Bei Beaufsichtigten sind dies die Managerin oder der Manager, bei Prüfgesellschaften die leitende Prüferin oder der leitenden Prüfer.
  
  
• Die BVA meldet der FINMA Änderungen zu ausgewählten Stammdaten des Instituts elektronisch.  
  
  
• Die BVA ist die Ansprechperson der FINMA im Zusammenhang mit der EHP (Single Point of Contact). Bei Support-Anfragen innerhalb des Instituts oder der Organisation ist die BVA erste Anlaufstelle und der verlängerte Arm der FINMA.

Pro Institut oder Organisation sind der FINMA, sofern möglich, mindestens zwei BVA zu melden. Sowohl Erstregistrierung als auch Mutationen von BVA erfolgen ausschliesslich elektronisch über das Online-Formular auf der FINMA-Webseite. Nachdem das ausgefüllte Formular bei der FINMA eingegangen ist, bestätigt sie gegenüber dem Institut oder der Organisation in einem Schreiben die erfassten Angaben. Nach Ablauf der im Bestätigungsschreiben angegebenen Frist erhalten die gemeldeten BVA per E-Mail die Bestätigung und die Anleitung für den Zugang als BVA. Dies sofern durch das Institut oder die Organisation kein Gegenbericht an die FINMA erfolgt. 

Änderungen einer BVA sind der FINMA mitzuteilen. Dazu steht das gleiche Formular auf der FINMA-Website zur Verfügung, das für die Registrierung einer BVA verwendet wird. Es sind folgende Änderungen vorgesehen:

Ändern oder löschen einer bestehenden BVA

Eine Änderung sind z.B. neue Kontaktdaten, eine Löschung erfolgt, wenn z.B. die Person das Institut oder die Organisation verlässt. Zu beachten ist, dass die Änderung der E-Mail-Adresse einer BVA auch automatisch zum Entzug der Berechtigungen dieser Person führt und das Anlegen eines neuen Accounts mit der neuen E-Mail-Adresse notwendig macht. In diesem Fall erlischt der alte Account und der Erstregistrierungsprozess muss erneut durchgeführt werden. Bei einer beantragten Löschung werden der BVA die Berechtigungen direkt nach Eingang der Meldung entzogen.

Ersetzen einer bestehenden BVA

Wenn eine bestehende BVA das Institut oder die Organisation verlässt oder durch eine andere Person ersetzt wird, ist dies ebenfalls der FINMA mitzuteilen. Die FINMA bestätigt dem Institut oder der Organisation die Anpassungen mit einem Schreiben. Sofern kein Gegenbericht erfolgt, werden die Anpassungen nach Ablauf der im Bestätigungsschreiben definierten Frist vollzogen. Die Person, die als BVA ersetzt wird, verfügt darauf in der EHP über keine BVA-Berechtigungen mehr. Sofern sie aber noch eine Manager- oder Sachbearbeiter-Rechte hat, kann sie immer noch für das Institut Aufgaben übernehmen. Verlässt die BVA das Institut oder die Organisation, dann müssen auch diese Rollen entfernt oder die Person in der Administration gelöscht werden.

Die BVA verwaltet für das Institut oder die Organisation die Benutzerinnen und Benutzer. Herzu steht in der EHP der Menüpunkt "Administration" zur Verfügung (siehe folgende Abbildung)

In der dann erscheinenden Maske hat die BVA verschiedene Möglichkeiten, Benutzerinnen und Benutzer anzulegen und zu verwalten.

Mit dem Button "Benutzer hinzufügen" kann die BVA neue Benutzerinnen und Benutzer anlegen. Hierzu braucht es folgende Angaben (siehe folgende Abbildung):

• Vorname
• Name
• E-Mail-Adresse
• Zuweisung der entsprechenden Rolle 
  

Wenn die BVA eine neue Benutzerin oder einen neuen Benutzer hinzugefügt hat, erhält diese Person, falls sie nicht schon registriert ist (z.B. bei einem anderen Institut), per E-Mail eine Registrationseinladung für das FINMA-Portal. Nach der erfolgreichen Erstregistrierung hat die neue Benutzerin oder der neue Benutzer über das FINMA-Portal Zugriff auf die EHP und das jeweilige Institut.

Wichtig:
Die E-Mail-Adresse dient als eindeutiger Benutzername und wird durch die EHP nicht plausibilisiert. Fehler oder Verwechslungen bei der Eingabe der E-Mail-Adresse können dazu führen, dass das E-Mail zur Registrationseinladung nicht verschickt wird oder dass eine unberechtigte Person Zugriff auf die EHP erhält.

Jede E-Mail-Adresse kann in der Benutzerverwaltung für dasselbe Institut nur einmal verwendet werden. Wird eine E-Mail-Adresse zweimal verwendet, generiert das System eine entsprechende Fehlermeldung.

Bestehende Benutzerinnen und Benutzer können in der EHP nur bedingt angepasst werden. Die BVA kann jederzeit Vornamen, Namen, E-Mail-Adresse und Rolle ändern. Zu diesem Zweck öffnet sie im Menüpunkt "Administration" die Angaben zur Benutzerin oder zum Benutzer und passt die Werte an. Mittels dem Button "Speichern" oder "Speichern und Attestieren" werden die Änderungen übernommen (siehe folgende Abbildung).

Wichtig: 
Die Rolle BVA kann nicht selbständig vom Institut geändert werden. Diese Berechtigungsrolle wird von der FINMA verwaltet. Das Ändern von BVA muss der FINMA mit dem entsprechenden Online-Formular auf der FINMA-Webseite gemeldet werden. 

Namensänderungen werden wird zwischen der EHP und dem FINMA-Portal nicht automatisch abgeglichen. Ein von der BVA geänderter Name muss von der Benutzerin oder dem Benutzer bei der Anmeldung im FINMA-Portal im Menü "Benutzerdaten ändern" manuell nachvollzogen werden. 

Jede BVA kann die hinzugefügten Benutzerinnen und Benutzer wieder löschen, z.B. bei deren Austritt oder internem Stellenwechsel. Zum Löschen dient der Button mit dem Papierkorb-Symbol (siehe Abbildung unten). Dabei ist aber Vorsicht geboten. Bevor Benutzerinnen oder Benutzer gelöscht werden, ist ihre die Zuweisung zu einer laufenden Erhebung bzw. Eingabe zu überprüfen. Solange Benutzerinnen und Benutzer Rechte auf eine offene Erhebung oder Eingabe besitzen, sollten sie nicht gelöscht werden. Zuerst sollten die Rechte auf andere aktive Benutzerinnen und Benutzer übertragen werden. Folgende Schritte sind in der vorgegebenen Reihenfolge zu überprüfen, bevor Benutzerinnen und Benutzer durch die BVA gelöscht werden: 

1. Prüfen, ob die Benutzerin oder der Benutzer auf einer offenen Erhebung oder Eingabe aktiv ist.
2. Die Erhebung oder Eingabe auf eine andere Benutzerin oder einen anderen Benutzer mutieren.
3. Die Benutzerin oder der Benutzer in der Maske "Administration" löschen.
   

Wichtig: 
Die Rolle BVA kann nicht selbständig vom Institut gelöscht werden. Diese Berechtigungsrolle wird von der FINMA verwaltet. Das Löschen von BVA muss der FINMA mit dem entsprechenden Online-Formular auf der FINMA-Webseite gemeldet werden. Sobald die FINMA die eingehende Meldung verarbeitet und die BVA gelöscht hat, verliert diese Person die BVA-Berechtigungen auf der EHP.

Neben der Rolle BVA können Benutzerinnen und Benutzer auch weitere Berechtigungsrollen haben. In diesem Fall führt ein über das Formular übermittelter Antrag zum Löschen einer Person als BVA lediglich zum Entzug der Berechtigungsrolle BVA. Die weiteren Berechtigungsrollen in der EHP bleiben erhalten und müssen von den verbleibenden BVA gelöscht werden.

Die EHP ist so konfiguriert, dass alle aktiven Benutzerinnen und Benutzer spätestens nach einem Jahr durch die BVA bestätigt werden müssen. Die BVA wird mittels einer E-Mail über bald ablaufende Benutzerkonten informiert. Davon ausgenommen ist die BVA selbst. Die Attestierung erfolgt mit der Funktion "Speichern und neu attestieren". Dazu müssen die Accounts der Benutzerinnen und Benutzer zuerst im Menüpunkt "Administration" aufgerufen werden (siehe Abbildung oben). Erfolgt die neue Attestierung nicht innerhalb eines Jahres, verlieren die Benutzerinnen und Benutzer automatisch das Zugriffsrecht auf die EHP.

Bei einer Anmeldung erhalten sie eine Systemmeldung, dass ihr Benutzerkonto abgelaufen ist und erneuert werden muss. Oder, falls sie einen EHP-Zugang für mehrere Institute besitzen, erscheint bei der Anmeldung das entsprechende Institut bei der Auswahl nicht mehr. In diesen Fällen müssen sich die betroffenen Benutzerinnen und Benutzer bei ihrer zuständigen BVA melden. Erfolgt keine neue Attestierung über zwei Jahre, wird der entsprechende Benutzer-Account durch das System automatisch gelöscht.

Wichtig:
Geht eine Attestierung vergessen, dann verliert die Benutzerin oder der Benutzer für das Institut den Zugang zur EHP. Bei einer erneuten Attestierung durch die BVA können die Benutzerinnen und Benutzer in der EHP für das Institut wieder auf die entsprechenden Dossiers zugreifen. Die BVA müssen nicht neu attestiert werden. Diese werden von der FINMA verwaltet und sind so lange aktiv, bis das Institut eine entsprechende Änderung oder Löschung beantragt.

Die BVA kann ausgewählte institutsspezifische Stammdatenänderungen über die EHP melden (Ausnahme sind genehmigungspflichtige Änderungen). Zu diesem Zweck steht der BVA unter dem Menüpunkt "Administration" der Button "Änderung melden" zur Verfügung. Klickt die BVA auf diesen Button, öffnet sich eine vorbereitete E-Mail-Nachricht (siehe folgende Abbildung). Darin können die Änderungen der betreffenden Stammdaten aufgeführt werden.

Die Änderungen folgender Stammdaten können auf diese Weise der FINMA gemeldet werden: 

• Adresse (Hauptadresse, Rechnungsadresse usw.)
• Kontaktdaten (Telefon, Fax, E-Mail) 
• Korrespondenzsprache 

Bei Erhebungen über die EHP informiert die FINMA die BVA via E-Mail. Keine anderen Personen des Instituts oder der Organisation werden benachrichtigt. Die BVA müssen deshalb die Empfangsbereitschaft (etwa bei Ferienabwesenheiten) immer sicherstellen. Die BVA muss jede neue Erhebung den verantwortlichen Benutzerinnen und Benutzern zuzuweisen (siehe Abbildung unten). Ohne diese Zuweisung können die Erhebungen nicht bearbeitet werden. Das Institut trägt die Verantwortung dafür, dass zu jedem Zeitpunkt mindestens eine BVA verfügbar ist, um diese Zuweisung durchzuführen.

Die für Erhebungen verantwortlichen Benutzerinnen und Benutzer sind bei Instituten Managerinnen oder Manager und bei Prüfgesellschaften die leitenden Prüferinnen und Prüfern (zu den Rollen siehe "Rollen und Funktionen bei der Nutzung der EHP").

Über den Button "Berechtigungen verwalten" kann die BVA bereits registrierte Benutzerinnen und Benutzer auf die Erhebung berechtigen. Dabei braucht es zwingend die Rolle Managerin oder Manager (MNG) bzw. bei Prüfgesellschaften eine leitende Prüferin oder eine leitenden Prüfer (LPR) (siehe Abbildung unten). Sowohl die MNG als auch die LPR können anschliessend weitere Personen als Sachbearbeitende oder Prüferinnen und Prüfer auf die Erhebung berechtigen. Voraussetzung ist, dass  diese Personen im Vorfeld durch die BVA als Benutzerinnen oder Benutzer in der EHP erfasst wurden.  

Wenn die BVA die Zuweisung zu MNG bzw. LPR vorgenommen hat, erhalten diese Personen ein E-Mail. Ab diesem Zeitpunkt können sie die Erhebung eigenständig administrieren und einreichen.