Fragen zu Nutzung der Erhebungs- und Gesuchsplattform

Das Login zur EHP erfolgt über das FINMA-Portal. Nach erfolgreicher Anmeldung auf dem FINMA-Portal ist der Zugang zur EHP freigeschaltet.

Nach erfolgreichem Login gelangen Benutzerinnen und Benutzer auf ihre persönliche Einstiegsseite. Unmittelbar neben dem Benutzernamen wird das Institut angezeigt, für das man berechtigt ist. Benutzerinnen und Benutzer, die für mehrere Institute berechtigt sind, können mithilfe von Dropdowns zwischen den einzelnen Instituten wechseln.

Das Hauptmenü auf der linken Seite beinhaltet je nach Berechtigungen folgende Einträge:

• Erhebungen 
• Eingaben 
• Administration (nur für berechtigungsverantwortliche Personen (BVA))

Bei Erhebungen und Eingaben erleichtern die praktischen Quickfilter die Übersicht über die verschiedenen EHP-Dossiers und deren Status.

In den Tabellen kann mittels Filter ein spezifisches EHP-Dossier gesucht oder die Auswahl entsprechend eingegrenzt werden.

Einloggen in der EHP über das FINMA-Portal

Um die EHP als registrierte Benutzerin oder registrierter Benutzer zu nutzen, müssen Sie sich zuerst auf dem FINMA-Portal anmelden. Einen Link auf das FINMA-Portal finden Sie auch auf Startseite der FINMA-Website, zuoberst in der Kopfzeile. Nach der Anmeldung auf dem FINMA-Portal klicken Sie auf das EHP-Icon. Die berechtigungsverantwortliche Person (BVA) und sämtliche weitere in der EHP registrierten Benutzerinnen und Benutzer können sich in die EHP einloggen.

Nach Eingabe von Benutzername und Passwort erhält die Benutzerin oder der Benutzer auf die hinterlegte Mobilnummer einen SMS-Code (mTAN). Dieser Code dient als weiteres Sicherheitsmerkmal (2-Faktor Authentifizierung) und er muss in die entsprechende Maske eingegeben werden.

Anschliessend steht den registrierten Benutzerinnen und Benutzern die Anwendung EHP zur Verfügung.

Weiter zum FINMA-Portal 

Wichtig:

Nach sechs erfolglosen Anmeldeversuchen wird der Zugriff zum FINMA-Portal gesperrt. Über den Button "Entsperren" können Benutzerinnen und Benutzer die Sperre wieder aufheben lassen (siehe Abbildung unten). Dazu erhalten sie auf die von ihnen registrierte Mobilnummer einen neuen SMS-Code. 

Falls Benutzerinnen oder Benutzer das Passwort nicht mehr kennen, können sie dieses über die Option "Passwort vergessen" bei der Portal-Anmeldung zurücksetzen.

Wie muss ich vorgehen, wenn ich keinen SMS-Code erhalte?

Jede Benutzerin und jeder Benutzer muss sich mit der persönlichen E-Mail Adresse und dem persönlichen Passwort im FINMA-Portal anmelden. Anschliessend erhält sie oder er als weiteres Sicherheitsmerkmal einen SMS-Code. Falls dieser SMS-Code nicht erscheint, kann ein neuer SMS-Code angefordert werden (siehe Abbildung unten).

 
Erscheint auch nach dem erneuten Anfordern kein SMS-Code, kontaktieren Sie bitte die FINMA über digital@finma.ch.

Unter dem Menüpunkt "Administration" kann die berechtigungsverantwortlichen Personen (BVA) die Benutzerinnen und Benutzer des Instituts verwalten. 

Die BVA sind unter anderem für das Zuweisen der Rollen Managerin oder Manager, Sachbearbeitende und leitende Prüferin oder leitender Prüfer (gilt nur für Prüfgesellschaften) an die Benutzerinnen und Benutzer des Instituts zuständig. Diese Rollen sind notwendig, um Erhebungen und Eingaben in der EHP zu bearbeiten und einzureichen. Eine detaillierte Beschreibung der Rollen und deren Berechtigungen finden Sie unter "Rollen und Berechtigungen".

Was sind berechtigungsverantwortliche Personen (BVA)?

BVA sind für ein Institut oder eine Organisation die Administratorinnen und Administratoren der Erhebungs- und Gesuchsplattform (EHP). Es obliegt den BVA, einerseits die elektronische Erreichbarkeit sicherzustellen (etwa bei Ferienabwesenheiten). Dies um den Erhalt der digitalen Erhebungen der FINMA zu gewährleisten. Andererseits müssen die BVA die Rollen und damit verbundenen Rechte der Benutzerinnen und Benutzer bei Ihrem Institut vergeben und verwalten. Detaillierte Informationen zur BVA und den Rollen innerhalb der EHP finden Sie auf der Seite "Rollen und Berechtigungen".

Ich bin mandatierte Anwältin oder mandatierter Anwalt eines Instituts. Kann ich mich auf der EHP als berechtigungsverantwortliche Person (BVA) des Instituts registrieren, z.B. im Rahmen eines Bewilligungsverfahrens?

Mit Einverständnis des Instituts können mandatierte Personen sich als BVA für die EHP registrieren. Sie erhalten so alle Rechte und Pflichten einer BVA des entsprechenden Instituts und damit Einblick in alle Daten des Instituts, die über die EHP gepflegt und verwaltet werden. Die Anmeldung und die allfällige Löschung einer mandatierten Person als BVA erfolgt über das entsprechende Formular auf der FINMA-Website.

Wie melde ich einen Wechsel der berechtigungsverantwortlichen Person (BVA) oder eine zusätzliche BVA?

Änderungen, neue Registrierungen oder Löschung von BVA erfolgen über das entsprechende Formular auf der FINMA-Website.

Warum erhalte ich kein E-Mail zu meiner Registrierung als BVA? 

Die FINMA schickt dem Institut oder der Organisation nach der Übermittlung des ausgefüllten BVA-Erfassungsformulars ein physisches Bestätigungsschreiben mit einer darin festgehaltenen Frist. Im Normalfall erfolgt innert 24 Stunden nach Ablauf dieser Frist ein E-Mail-Versand an die neue BVA mit einer Registrierungseinladung. Falls dieses E-Mail nicht eintrifft, gilt es folgendes zu klären:

• Überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Falls Sie dort die Registrierungseinladung finden, schliessen Sie bitte die Registrierung ab.
• Falls auch im Spam-Ordner kein E-Mail mit dem Absender portaladmin@finma.ch zu finden ist, nehmen Sie bitte mit der FINMA via digital@finma.ch Kontakt auf. Die FINMA behält sich dabei vor, mit der BVA telefonisch Rücksprache zu nehmen. Die zu registrierende BVA muss sich dann die im Bestätigungsschreiben erhaltene Identifikationsnummer und mit weiteren Merkmalen identifizieren.

Mir wurde von einer BVA meines Instituts oder meiner Organisation in der EHP eine Benutzerrolle zugewiesen. Warum erhalte ich kein E-Mail für meine Registrierung?

Sobald eine BVA eine neue Benutzerin oder einen neuen Benutzer in der EHP erfasst, erhält diese Person binnen 24 Stunden ein E-Mail mit einer Registrierungseinladung. Wenn Sie dieses E-Mail nicht fristgerecht erhalten, wenden Sie sich bitte an Ihre BVA. Sie wird für Sie nach dem im vorhergehenden Punkt beschriebenen Schema vorgehen.

Wo innerhalb der EHP sehe ich, ob eine neue Datenerhebung aufgeschaltet wurde?

Neue Datenerhebungen werden in der EHP unter dem Menüpunkt "Erhebungen" angezeigt. Die BVA erhalten zudem eine E-Mail-Notifikation, wenn eine für ihr Institut oder ihre Organisation relevante Erhebung aufgeschaltet wird.

Warum kann ich die Anhänge nach dem Herunterladen nicht öffnen?

Bei gewissen Anhängen (insbesondere bei den Anhängen B1 bis B3) handelt es sich um dynamische PDFs. Diese PDFs können von gewissen Webbrowsern nicht angezeigt werden. Bitte verwenden Sie die korrekten und für Ihren Fall anwendbaren Formulare. Diese stehen Ihnen in der EHP zur Verfügung:

Falls beim Öffnen der Formulare die Fehlermeldung "Please wait" kommt, müssen Sie die Formulare im Explorer-Modus öffnen:

Falls dies nicht möglich ist, kann das Dokument auch lokal heruntergeladen werden und mittels Rechts-Klick -> "öffnen mit" Adobe Acrobat korrekt angezeigt werden. Die Formulare müssen am Computer ausgefüllt und anschliessend von Hand unterschrieben werden.

Ich kann die Datenerhebung in der EHP sehen, aber nicht öffnen. Was muss ich tun?

Damit eine Erhebung bearbeitet und eingereicht werden kann, muss die BVA vorgängig die Erhebung einer Person mit der Rolle Managerin oder Manager zuweisen. Wenn die Erhebung noch keiner Managerin oder keinem Manager zugewiesen wurde, kann die Erhebung nicht geöffnet werden. Die Zuweisung erfolgt mittels dem in der Abbildung markierten Button.

Die BVA kann in der EHP keine Personen einer Erhebung zuweisen. Wieso werden bei der Auswahl keine Benutzerinnen oder Benutzer angezeigt?

BVA müssen vor der Zuweisung einer Erhebung alle internen oder externen Benutzerinnen und Benutzer der EHP im Menüpunkt "Administration" erfassen. Erst dann kann eine Erhebung einer erfassten Person zugewiesen werden. Die BVA kann jederzeit neue Benutzerinnen oder Benutzer erfassen und ihnen Rollen vergeben. Die Erhebung muss mindestens einer Person mit der Rolle Managerin oder Manager zugewiesen werden. Zusätzlich können weitere Managerinnen, Manager und oder Sachbearbeitende auf die Erhebung berechtigt werden.

Wie muss ich vorgehen, wenn mir fälschlicherweise eine Erhebung zugestellt wurde bzw. ich eine für mich vorgesehene Erhebung nicht erhalten habe?

Wenn Ihnen eine Erhebung nicht zugestellt wurde oder Sie eine Erhebung erhalten haben, die nicht für Sie vorgesehen ist, melden Sie dies bitte an digital@finma.ch. Sie erhalten innerhalb einer angemessenen Frist eine Rückmeldung von unserem Support-Team.

Was bedeutet der Status "validiert" neben dem Formular?

Der Status "validiert" bedeutet in einem Formular, dass die EHP im Formular keine Validierungsfehler mehr findet, z.B. fehlende Pflichtfelder. Sämtliche Formulare müssen im Status validiert sein, damit eine Eingabe eingereicht werden kann. Auf dem Level der Erhebung bedeutet der Status "validiert", dass die Erhebung von der Managerin oder vom Manager als "validiert" bezeichnet wurde. Es können dann weiterhin Änderungen am Formular vorgenommen werden.

Wichtig: Der Status "validiert" bedeutet nicht, dass die Erhebung, respektive Eingabe bereits von der FINMA geprüft wurde. Eine Prüfung durch die FINMA findet erst nach der Einreichung statt. 

Welche Formen von Eingaben gibt es auf der EHP?

Typische Formen einer Eingabe an die FINMA sind Erstbewilligungs- und Änderungsgesuche sowie Gesuche betreffend Beendigung der Unterstellung, aufsichtsrechtliche Meldungen, Anträge oder Mitteilungen.

Wieso kann ich eine bestimmte Vorlage auf der EHP nicht sehen?

Vergewissern Sie sich, dass der Geschäftsfall zur Vorlage auch über die EHP eingereicht werden kann und ob Sie bei der Eingabemaske die richtigen Daten ausgewählt haben (Institut / Produkt sowie Zulassung). Sind alle diese Punkte erfüllt und Sie können die Vorlage trotzdem nicht sehen, melden Sie sich unter digital@finma.ch. Sie erhalten innerhalb einer angemessenen Frist eine Rückmeldung von unserem Support-Team.

Wieso kann ich eine Vorlage auswählen, komme aber im Prozess nicht weiter?

Bitte vergewissern Sie sich, dass in ihrem Browser der Zoom auf 100 Prozent eingestellt ist. Ist eine Zoomgrösse über 100 Prozent hinterlegt, ist es möglich, dass der "Weiter"-Button nicht erscheint.

Wieso kann ich eine Eingabe nicht sehen?

Falls Sie eine bestimmte Eingabe in der Übersicht nicht sehen können, kann dies verschiedene Ursachen haben.

• Sie sind als externe Benutzerin oder externer Benutzer in einem Institut erfasst und nicht auf die betroffene Eingabe berechtigt.
• Die Eingabe ist vertraulich, d.h. die Eingabe ist nur für die Erstellerin oder den Ersteller sowie die darauf berechtigten Personen sichtbar.
• Managerin und Manager sowie Sachbearbeiterin und Sachbearbeiter müssen von der BVA regelmässig attestiert werden. Wurde diese Attestierung vergessen bzw. zu spät ausgeführt, werden sämtliche Berechtigungen auf einer Eingabe entfernt. Bitte wenden Sie sich an ihre BVA, damit die Berechtigungen erneut gesetzt werden können.

Falls keiner dieser Gründe zutrifft, wenden Sie sich bitte an digital@finma.ch. Sie erhalten innerhalb einer angemessenen Frist eine Rückmeldung von unserem Support-Team.

Woran erkenne ich, ob eine Eingabe korrekt übermittelt wurde?

Sobald eine Eingabe korrekt übermittelt wurde, ändert der Status der Eingabe auf "In Prüfung bei FINMA" oder "Eingereicht an FINMA" bzw. "Eingereicht und abgeschlossen". Solange die Eingabe sich noch im Status "In Bearbeitung" oder im Status "in Prüfung bei PG/AO" befindet, wurde sie noch nicht der FINMA übermittelt.

Wie kann ich eine Eingabe bei der FINMA einreichen?

Mit dem Button "Einreichen" innerhalb der Eingabe kann man die Eingabe bei der FINMA einreichen.

Wieso sehe ich den Button "Einreichen" nicht?

Nur die für die Eingabe verantwortliche Person und ihre Stellvertreterin oder ihr Stellvertreter können eine Eingabe einreichen. Bei der Erstellung der Eingabe werden die beiden Berechtigungen initial von der Erstellerin oder dem Ersteller vergeben. Unter dem Button "Berechtigungen" können die BVA und die aktuellen Verantwortlichen jederzeit die Berechtigungen innerhalb der Eingabe neu vergeben. Es können nur vorgängig von der BVA im Menüpunkt "Administration" erfasste interne oder externe Benutzerinnen und Benutzer einer Eingabe zugewiesen werden. Die verantwortliche und die stellvertretende Person sind in der Eingabe jederzeit ersichtlich:

Wieso kann ich eine Eingabe nicht einreichen?

Beim Formular steht "nicht validiert"
Sobald das Formular keine Validierungsfehler (z.B. fehlende Pflichtfelder) mehr enthält, wechselt der Status des Formulars auf "validiert". Es müssen sämtliche Formulare im Status validiert sein, damit die Eingabe eingereicht werden kann. Öffnen Sie das Formular und gehen Sie alle Schritte mittels Navigation (links) durch. Es müssen alle Pflichtfelder (mit einem Stern * gekennzeichnet) ausgefüllt werden. Am Schluss klicken Sie auf "Eingabe prüfen und Speichern" und "Schliessen", um das Formular zu schliessen.

Den Anhängen sind keine Kategorien zugewiesen 
Bei gewissen Eingaben ist es verpflichtend, den Anhängen eine Kategorie zuzuweisen. Erscheint bei der Einreichung eine Fehlermeldung, dass gewisse Anhänge ggfs. noch fehlen, obwohl diese bereits hochgeladen wurden, prüfen Sie bitte, ob allen Anhängen eine passende Kategorie zugeordnet wurde. 

Wieso wird, wenn ich "Eingabe prüfen" klicke, immer wieder eine Fehlermeldung angezeigt, obwohl ich alle Felder korrekt ausgefüllt habe?

Bitte melden Sie die Fehlermeldung mit einem Screenshot und mit der Beschreibung des Geschäftsfalls und Angabe der ID der Eingabe an digital@finma.ch. Sie erhalten innerhalb einer angemessenen Frist eine Rückmeldung von unserem Support-Team.

Ich habe eine Eingabe falsch erfasst. Wie kann ich diese wieder entfernen?

Sie können als verantwortliche Person oder als Stellvertreterin oder Stellvertreter die entsprechende Eingabe löschen. Sofern die Eingabe bereits eingereicht wurde, können diese Personen die Eingabe zurückziehen. Achtung: Zurückgezogene Eingaben können nicht mehr bearbeitet werden. Falls die Eingabe fälschlicherweise oder zu früh der FINMA übermittelt wurde, bitten wir Sie dies an digital@finma.ch oder, sofern bekannt, dem zuständigen FINMA-Account-Manager zu melden.