Informationen für Prüfgesellschaften und Aufsichtsorganisationen für Eingaben und Erhebungen in der EHP
Die EHP bietet unterschiedliche Formen von Eingaben und Erhebungen, bei denen PG oder AO einbezogen werden. Bereits etabliert sind indirekte Erhebungen an PG (bezogen auf Ihre Institute).
Weitere mögliche Formen mit Einbezug der PG oder AO werden in den nächsten Abschnitten beschrieben.
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PG oder AO bei Einreichung in Kopie setzen
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Ebenfalls möglich ist die Inkenntnissetzung der PG oder AO bei der Einreichung von Eingaben und Erhebungen durch den Finanzintermediär (FI). Die Möglichkeit der Kenntnissetzung der PG/AO durch den FI kann seitens FINMA bei der Parametrisierung optional oder als Pflicht gesetzt werden.
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Dossier der PG/AO zur Prüfung übergeben
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Mit der Umsetzung des neuen Aufsichtskonzepts für Vermögensverwalter und Trustees nach FINIG wurde in der EHP auch ein neuer Prozess für den Einbezug der AO umgesetzt. Der Prozess kann (sofern so bei der EHP-Vorlage seitens FINMA parametrisiert) auch für PG angewendet werden. Nachfolgend wird der Prozess im Detail erläutert.
Prozess-Beschreibung: direkte Erhebung und Eingaben mit Interaktion PG/AO
Prozess-Ablauf Sofern die Eingabe/Erhebung (nachfolgend Dossier genannt) eine systemgestützte Interaktion mit der PG/AO zulässt, kann der FI seine PG/AO für die Bearbeitung/Prüfung des Dossiers beiziehen. Aufgabe der PG/AO in diesem Prozess(blau hinterlegt) - Die berechtigungsverantwortliche Person (BVA) wird per E-Mail informiert, dass ein FI die Zuständigkeit für ein Dossier an seine PG/AO übergeben hat.
- Die BVA definiert den für das Dossier verantwortlichen Mitarbeitenden (z.B. leitende Prüferin oder leitender Prüfer , Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter light). Diese Person erhält daraufhin eine Notifikation via E-Mail.
- Der verantwortliche Mitarbeitende prüft das Dossier. Beide Parteien, FI und PG/AO, können das Dossier einsehen, aber nur der FI kann das Dossier bei der FINMA einreichen.
- Der verantwortliche Mitarbeitende der PG/AO bestätigt das Dossier oder weist es zurück.
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Anzeige in EHP
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Auf der Liste der Erhebungen/Eingaben ("zur Prüfung" und "in Kopie") werden alle Dossiers angezeigt, für die die Benutzerin oder der Benutzer berechtigt worden ist. Die berechtigungsverantwortliche(n) Person(en) (BVA) sehen alle Dossiers ihrer PG/AO. Alle anderen Benutzerinnen und Benutzer sehen nur diejenigen Dossiers, auf denen sie als verantwortliche Mitarbeitende (SBAL) eingetragen sind.
Je nach Status des Dossiers und abhängig von den Berechtigungen stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung:Element Beschreibung Button 
Öffnet den Filterbereich der Tabelle.
Schieberegler Ausgeblendete anzeigen Damit können ausgeblendete Dossiers wieder eingeblendet werden. Sie erscheinen dabei in kursiver Schrift.
Schieberegler Alle anzeigen Bei Aktivierung werden auch Erhebungen angezeigt, die bereits bearbeitet und zurück an den Finanzintermediär gesendet wurden.
Button Berechtigungen Über diesen Button können bei mehreren Erhebungen gleichzeitig die Berechtigungen zugewiesen werden (Bulk-Zuweisung).
Button Für mich ausblenden / Für mich einblenden Aus- und Eingeblenden von Dossiers in der Übersicht.
Button Dateien exportieren Ermöglicht den Export von mehreren Dossiers (inkl. dem vollständigen Inhalt in unterschiedlichen Formaten) Liste exportieren Mit diesem Button kann die gesamte Liste an EHP-Dossiers in ein Excel exportiert werden.
Icon 
Kennzeichnung von Erhebungen im Support-Mode. Die FINMA kann die Erhebung unabhängig vom Status einsehen.
Wichtig: Der Support-Mode wird ausschliesslich von der PG aktiviert/deaktiviert. Bei Aktivierung des Support-Modes bekommt die FINMA nicht automatisch eine Nachricht. Die Funktion wurde für die Unterstützung von Supportanfragen entwickelt, die z.B. telefonisch geklärt werden.
Erhebungen Im linken Bereich der Ansicht werden die Erhebungen angezeigt. Nach Klick auf eine Zeile werden im rechten Bereich der Ansicht alle der PG zugewiesenen Einzelerhebungen angezeigt (vgl. Abbildung oben).
Spalte ID Identifikationsnummer der Einzelerhebung.
Spalte Institut Name des Instituts
Spalte Zulassung Zulassung vom Institut, welche die Einzelerhebung betrifft.
Spalte Eingangsdatum Spalte Einreichedatum Datum, bis zu dem die Einzelerhebung spätestens eingereicht werden muss.
Spalte FINMA-KAM FINMA-Mitarbeiterin oder -Mitarbeiter, die oder der für die Erhebung verantwortlich ist bzw. diese administriert.
Spalte Status Spalte Bestätigung PG/AO Erhebung mit Lieferschein Klick auf die Tabellenzeile Öffnet die Ansicht zur Bearbeitung der Einzelerhebung.
Button 
Öffnet ein Popup-Fenster, auf dem die Mitarbeitenden der Erhebung definiert werden können. Im ersten Schritt muss die berechtigungsverantwortliche Person BVA für jede Einzelerhebung die leitende Prüfperson (LPR) definieren. Die LPR kann dann seinerseits weitere Prüfpersonen (PPR) bestimmen (Anmerkung: Die BVA verfügt ebenfalls über diese Berechtigung).
Damit jemand als leitende Prüfperson selektiert werden kann, muss sie in der Berechtigungsverwaltung die Rolle "Leitender Prüfer (LPR)" besitzen.
Damit jemand als Prüfperson selektiert werden kann, muss sie in der Berechtigungsverwaltung die Rolle "Prüfer (PPR)" besitzen.
Button 
Reicht die Einzelerhebung bei der FINMA ein.
Button 
Validiert die Einzelerhebung.
Button 
Öffnet ein Popup-Fenster, um die Einzelerhebung dem FI zu übergeben (Button erscheint nur, wenn die systemgestützte Interaktion zugelassen ist).
Button 
Öffnet eine Seite mit administrativen Details zur Einzelerhebung (z.B. Einreichdatum, Fristverlängerung usw.)
Button 
Zeigt verborgene weitere Aktionen an, die aus Platzgründen nicht direkt angezeigt werden.
Spezialprozess: Wahl einer neuen Prüfgesellschaft
Der Prozess für die Wahl der PG kann vom beaufsichtigten Institut über die EHP vorgenommen werden.
Die Meldung zur Wahl einer PG kann vom Institut via EHP an die neue PG übergeben werden.
Die berechtigungsverantwortlichen Personen (BVA) der neuen PG werden nach der Übergabe via E-Mail notifiziert.
Eine BVA muss der verantwortlichen Person in der EHP-Administration die Rolle "Sachbearbeiter light" zuweisen.
Im Anschluss hat die verantwortliche Person Zugriff auf die Meldung und kann bei Bedarf benötigte Beilagen (Mandatsannahmeerklärung und Fragebogen zu Dienstleistungen) einfügen und die Meldung wieder an das Institut übergeben.
Im Anschluss kann das Institut die vollständige Meldung an die FINMA einreichen.
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Weitere spezifische Funktionen für PG/AO
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PG bei direkten Erhebungen an FI in Kopie: Bei der Publikation von Erhebungen direkt an den FI kann die PG in Kenntnis gesetzt werden. Sofern die Funktion seitens FINMA eingesetzt wird, werden die BVA der PG bei einer Publikation notifiziert. Dabei erhalten sie ein E-Mail mit der Liste der betroffenen Institute sowie Informationen wie z.B. das EHP-Formular, allfällige Beilagen oder einen Link auf weitere Details.
Testerhebungen an PG/AO: Die FINMA kann vorgängig Testerhebungen an PG oder AO publizieren. So können neue Funktionen sowie die Anbindung an eigene Systeme getestet werden. Testerhebungen sind entsprechend gekennzeichnet.
Mitteilungen zwischen PG/AO und FINMA: Bei Eingaben und Erhebungen, die eine Prüfung durch die PG/AO beinhalten, ist im Dossier die direkte Kommunikation mit der FINMA und umgekehrt möglich. Sowohl der Button, aber auch der angezeigte Inhalt im Notifikationsverlauf ist nur für die PG/AO bzw. für die FINMA sichtbar.
